Effizient arbeiten: Wie sieht das Büro der Zukunft aus?

Wie die Digitalisierung und neue Herausforderungen die Zusammenarbeit von Teams nachhaltig verändern.

Für viele Unternehmen wurden im Jahr 2020 Homeoffice, Hygieneschutz in Büroräumen und die Digitalisierung von Kommunikation und Arbeitsläufen schlagartig wichtige Themen. Dies stellte insbesondere Betriebe vor Herausforderungen, in denen bislang eine ausgeprägte Präsenzkultur im Büro herrschte. In den folgenden Monaten wurde der Umgang mit Tools zur digitalen Kollaboration und die zumindest zeitweise Arbeit im Homeoffice für viele Büroarbeiter zu einem normalen Bestandteil des Berufsalltags. Doch welche Erkenntnisse ergeben sich aus der rasanten digitalen Transformation quer durch die verschiedensten Branchen langfristig für das Büro der Zukunft?

Der Future of Work Report 2021 des Marktforschungsinstituts Appinio in Kooperation mit der Online-Jobseite Indeed sieht die Arbeit im Homeoffice insbesondere bei klassischen Bürojobs auf dem Vormarsch. Hier nutzten im Erhebungszeitraum Dezember 2020 schon 60 % der Teilnehmer die Option zur Arbeit im Homeoffice oder mussten dies auf Anweisung ihres Arbeitgebers sogar. Auf alle der 2.000 Teilnehmer bezogen, arbeiten mittlerweile 33 % der Befragten im Homeoffice, obwohl es diese Option vor der Corona-Pandemie für sie nicht gab. Auch langfristig wünschen sich 67 % aller Befragten, dass sie zumindest zeitweise im Homeoffice arbeiten können. Für 34 % ist die Chance, im Homeoffice arbeiten zu können, ein Grund, den Arbeitgeber zu wechseln. Weitere 35 % würden hierfür sogar den Quereinstieg in einen neuen Aufgabenbereich wagen. Im Rahmen eines Remote-Work-Modells komplett auf Präsenz im Büro verzichten wollen aber gerade junge Mitarbeiter nicht.

Büro der Zukunft bedeutet nicht zwangsläufig Homeoffice

Hierzu passt auch, dass für die meisten Unternehmen der Büroflächenabbau die Ausnahme bleiben wird. Zu diesem Ergebnis kommt das Institut der deutschen Wirtschaft Köln e. V. in einem in einem Personalpanel zum Ausblick auf die Zeit nach der Corona-Krise. Deutlich wird allerdings, dass schon jetzt knapp 17 % der befragten Unternehmen planen, Büroflächen für ihr Büro der Zukunft umzugestalten. Kommunikation und Austausch stehen dabei im Fokus. Ein sehr weit fortgeschrittenes neues Arbeitsmodell auf dieser Basis ist der Virtual-First-Ansatz beim Filehosting-Dienst Dropbox. Hier soll es in Zukunft in den Büroräumen keine Möglichkeit zur Einzelarbeit mehr geben. Die Büros von heute werden zu Studios, die einerseits für Kundentermine zur Verfügung stehen, Teams aber vor allem die kreative Zusammenarbeit in Projekten ermöglichen sollen. Einen ähnlichen Weg geht der SAP-Konkurrent Salesforce, bei dem es in Zukunft auch keine klassischen 8-Stunden-Arbeitstage mehr geben soll.

Flexible Meeting-Kultur vor Ort im Office

Im Umkehrschluss bedeutet ein solcher Schritt natürlich nicht, dass im Büro der Zukunft insgesamt weniger gearbeitet wird. Mitarbeitersollen ihre Arbeitszeit nur so flexibel wie möglich gestalten können, da sie aufgrund von Alter, Familiensituation oder schlicht persönlicher Vorlieben individuelle Voraussetzungen mitbringen. In flexiblen Arbeitsmodellen können sich Mitarbeiter Zeitinseln schaffen, in denen sie konzentriert an Einzelaufgaben arbeiten. Dropbox nennt solche Phasen „Deep Work“, in denen auch komplexe Themen ohne Ablenkungen umgesetzt werden können. Ob die Mitarbeiter sich dazu in einem festen Homeoffice befinden, komplett flexibel im Remote Work unterwegs sind oder einen Co-Working-Space in unmittelbarer Nähe des eigenen Wohnortes nutzen, ändert nichts an der grundlegenden Idee.

Flexibilität wird im Büro der Zukunft zum entscheidenden Faktor

Entscheidend wird sein, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter innerhalb des gewählten Arbeitsmodells für das Büro der Zukunft optimal unterstützen. Nur so werden sich die individuellen Vorteile des jeweiligen Modells auch optimal wertschöpfend nutzen lassen. Ebenso sollte bedacht werden, dass sich das optimale Arbeitsmodell für den einzelnen Mitarbeiter durch eine veränderte Lebenssituation ändern kann. Gerade bei der Unterstützung von Mitarbeitern im Homeoffice ist bei vielen Unternehmen noch deutlich Luft nach oben: In einer Umfrage des Marktforschungsinstituts Civey gaben nur knapp 8 % der Teilnehmer an, dass ihnen von ihrem Unternehmen ein Bürostuhl für die Arbeit im Homeoffice zur Verfügung gestellt wurde.

Was vielen Unternehmen aktuell noch fehlt, ist die notwendige Flexibilität, um auch in Zukunft Arbeitsmodelle auf der Basis von technischer Entwicklung, neuen Herausforderungen und Wünschen von Mitarbeitern kurzfristig anpassen zu können. Diese „größere Flexibilität in allen Bereichen der Arbeit und agile Anpassung von Arbeitspraktiken“ steht auch im Thought Paper Future Workspace der Unternehmensberatung Kienbaum an erster Stelle der Leitprinzipien für den digitalen Arbeitsplatz. Die Frage nach der Zukunft des Büros kann auf Basis einer statischen Raumplanung mit lange im Voraus planbaren Investitionen in Büromöbel gar nicht beantwortet werden. Jedes Unternehmen muss in Abstimmung mit den eigenen Mitarbeitern und unter Berücksichtigung den individuellen Anforderungen der jeweiligen Büroarbeit ein eigenes Arbeitsmodell entwickeln.

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